Schweizer Versicherung vom 26.02.2010 Roland Giger-Lehmann, 5440 Zeichen Artikel

Internes Kontrollsystem (IKS): Mehr als administrativer Ballast

Für Kleinunternehmen erweist sich ein internes Kontrollsystem aus verschiedenen Gründen als sinnvoll. Es beeinflusst das Betriebsklima sowie die Struktur der Geschäftsaktivitäten.

In Kleinunternehmen wirken nur wenige Personen in der Leitung des Betriebes mit. Deshalb ist der Unternehmer häufig als Generalist tätig und nimmt mehrere Funktionen innerhalb der Unternehmung wahr. Der Firmenleiter führt die Mitarbeitenden direkt und informell. Es herrschen flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Dies macht das KMU-Unternehmen entsprechend flexibel. Die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel sind in der Regel eher begrenzt und der Zugang zu Fremdkapital eingeschränkt. Die meisten kleineren Unternehmen verfügen weder über ein Budget noch über eine Liquiditätsplanung. Häufig wird ein Budget erst auf Druck der Bank erstellt. In dieser Situation erscheint die Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) zuerst als wenig sinnvoll, denn sie kostet Geld und die Personalressourcen sind ohnehin knapp. Nutzen von IKS Doch ein IKS ist dienlich zur eigenen Sicherheit des Unternehmers, zur besseren Erreichung der Ziele, zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, zum Schutz des Geschäftsvermögens, der Verhinderung respektive zum Aufdecken von Fehlern und Unregelmässigkeiten, zur effizienten Geschäftsführung sowie Verbesserung des Bankenratings. Auch können Aktionäre, die zusammen 10 Prozent des Aktienkapitals halten, eine ordentliche Revision verlangen, womit die Einführung eines IKS unumgänglich wird. Die Herausforderung bei der Einführung eines IKS besteht darin, dass es auf die Firma abgestimmt ist, denn das Kosten-/Nutzenverhältnis muss sich die Waage halten. Ist das Unternehmen bereits ISO-zertifiziert, können die dort festgehaltenen Prozesse einbezogen werden, damit nicht zwei Systeme nebeneinander betrieben werden müssen. Ein IKS basiert auf dem Steuerungs- und Kontrollumfeld. Es beeinflusst das Betriebsklima, die Struktur der Geschäftsaktivitäten sowie den Umgang mit Risiken. Mit dem Kontrollumfeld sind auch die ethischen Werte gemeint, die Vorbildfunktion der Führungskräfte sowie die Philosophie und Arbeitsweise des Verwaltungsrates und der Geschäftsführung, das Personalwesen und die Unternehmensstruktur. Gerade in Kleinbetrieben ist das Steuerungs- und Kontrollumfeld besonders zu beachten. Durch den persönlichen Umgang, die Organisationsstruktur und die flachen Hierarchien kann das Kontrollbewusstsein durch den Unternehmer stark geprägt werden. Deshalb muss er der Wirksamkeit von Kontrollen grosse Bedeutung beimessen. Dazu gehören klare Ziele der finanziellen Berichterstattung, der Geschäftstätigkeit sowie der Gesetzes- und Normenkonformität. Der Unternehmer sollte sich im eigenen Interesse an die von ihm vorgegebenen Strukturen halten. Andernfalls kann er mit seinem Beispiel nicht von einem funktionierenden IKS ausgehen. Risiken identifizieren Das IKS ist im Zusammenhang mit dem Risikomanagement zu sehen. Für die Risikobeurteilung müssen Ziele definiert werden bezüglich Effektivität und Effizienz der Geschäftstätigkeit, Verlässlichkeit der Berichterstattung sowie der Einhaltung der Normen, Gesetze und Vorschriften. Nach der Zielfestsetzung können die Risiken identifiziert und deren Gefahrenpotenzial analysiert werden. Um die Risikopotenziale zu beherrschen, sind geeignete Steuerungs- und Kontrollaktivitäten festzulegen. Eine solche Risiko-Kontroll-Matrix ist für sämtliche Hauptprozesse anwendbar, die im Unternehmen vorkommen – Einkauf und Lager, Leistungserbringung / Produktion, Investitionen, Finanzierung und Geldflüsse, Personalwesen, Jahresrechnung und Informatik. Diese Hauptprozesse sind in weitere Unterprozesse zu teilen. Wichtig ist immer, dass möglichst ein 4-Augenprinzip gewährleistet ist und die Zahlungsauslösung von einer Person vorgenommen wird, die nicht in die vorgelagerten Prozesse involviert ist. Mitarbeiter einbeziehen Damit die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten wirken, müssen diese kommuniziert und die Mitarbeiter entsprechend instruiert werden. Nur so können alle Beteiligten ihre Aufgaben und Kontrollen verstehen und umsetzen. Selbstverständlich sind diese Abläufe und Kontrollen zu überwachen. Abweichungen vom Soll-Zustand sind zu identifizieren genauso wie Fehler in Bezug auf die Geschäftsprozesse, Buchhaltung und die Einhaltung von Gesetzen und Normen. So lassen sich die notwendigen Korrekturmassnahmen einleiten. Die Kontrollen müssen schriftlich dokumentiert sein, damit der Revisor sich vom Funktionieren des IKS auch überzeugen kann. Da KMU-Unternehmen mit dem Tagesgeschäft voll ausgelastet sind, bleibt ihnen keine Zeit, sich um Neuerungen zu kümmern. Zumal sie mit der Planung und Umsetzung eines IKS nicht vertraut sind. Deshalb macht es Sinn, dass die Branchenverbände vermehrt auf dieses Thema aufmerksam machen und entsprechende Kurse anbieten. Langfristig müssen die Themen Businessplan und IKS auch in den Berufsausbildungen entsprechend stärker eingebaut werden. Die Einführung und der Unterhalt eines IKS sind mit Aufwendungen verbunden. Doch die Unternehmer, die ihr Unternehmen mit klaren Zielen führen sowie mit strukturierten und optimierten Prozessen und einem aussagekräftigen Budget, sind deutlich erfolgreicher als diejenigen Unternehmen, die sich davon abhalten lassen. Der Erfolg ist deshalb die Entschädigung für die Aufwendungen. Zudem arbeiten Mitarbeitende lieber in einem Betrieb, in dem die Abläufe klar strukturiert sind. So trägt ein IKS auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

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