io new management vom 02.07.2010 PHILIPP BREMEN, CHRISTIAN SCHNEIDER UND ROBERT ALARD, 11006 Zeichen Artikel

Total Cost of Ownership – Teil 2: Wie die Kostenanalyse die Beschaffungsentscheide verbessert

Mit Total Cost of Ownership den besten Lieferanten auswählen.

In Kürze Die globale Beschaffung bietet produzierenden Unternehmen verlockende Potenziale zur Kostenreduktion, stellt aber gleichzeitig hohe Anforderungen an die Auswahl der richtigen Lieferanten. Das Konzept Total Cost of Ownership (TCO) berücksichtigt neben dem Kaufpreis sämtliche Zusatzkosten, die im Zusammenhang mit dem Erwerb eines Beschaffungsguts stehen. Die Autoren stellen eine praxisorientierte Methode zur Kosten-analyse vor. Welche Vorteile man daraus zieht, zeigt das Zentralschweizer Unternehmen Maxon Motor. ------- Die Bedeutung der globalen Beschaffung für Schweizer Industrieunternehmen wächst, auch wenn die Aussenhandelsstatistiken infolge der Wirtschaftskrise vorübergehend rückläufige Zahlen ausweisen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich viele produzierende Unternehmen gezwungen, ihre Wertschöpfungstiefe durch Auslagerung von Produktionskapazitäten zu reduzieren und nach kostengünstigen Alternativen für Beschaffungsgüter auf dem weltweiten Markt zu suchen. Die Auswahl von Lieferanten ist komplex, insbesondere für technisch anspruchsvolle Beschaffungsgüter aus weit entfernten Niedriglohnländern. Hohe Anforderungen an die Qualität der Teile, lange Lieferdurchlaufzeiten, erhöhter Betreuungs- und Koordinationsaufwand und Supply-Chain-Risiken sind einige der Aspekte, die bei der Lieferantenauswahl in der strategischen Beschaffung zu berücksichtigen sind. Bei der Lieferantenauswahl lässt sich in vielen Unternehmen immer noch eine Konzentration auf den reinen Kaufpreis der Zukaufteile feststellen. Dies, obwohl sich die Beschaffungsverantwortlichen der zusätzlichen Aufwendungen bewusst sind. Eine aktuelle Studie unter Schweizer Industrieunternehmen zeigt, dass die Zusatzkosten für die Beschaffung aus Niedriglohnländern im Mittel rund 25 Prozent des Kaufpreises ex-works das entspricht dem Wert des Beschaffungsguts vor Transport zum Abnehmer betragen. Allerdings können diese je nach Beschaffungsgut stark variieren. Deshalb macht eine umfassende Analyse der Beschaffungskosten mithilfe des Konzepts Total Cost of Ownership (TCO) Sinn, um auf Basis transparenter Daten die richtigen Entscheidungen bei der Lieferantenauswahl zu treffen. Obwohl das TCO-Konzept in der Industrie weitgehend bekannt ist, mangelt es bisweilen an praxisorientierten Methoden und Vorgehensweisen. Die im Folgenden vorgestellte Methode ermöglicht es, die TCO eines Beschaffungsguts von mehreren potenziellen Lieferanten vorab einzuschätzen. Im Rahmen des Forschungsprojektes GlobalTCO der ETH Zürich und Universität St. Gallen wurde ein excelbasiertes Tool entwickelt, das die unternehmensspezifische Analyse von Beschaffungskosten erleichtert. Schematisch kann das Tool in zwei Teile geglie-dert werden. Im Bereich Kostenanalyse werden Kostenelemente den Zielbereichen variable Kosten, fixe Kosten und Risikokosten zugeordnet und zu den TCO, den gesamten Beschaffungskosten, aufsummiert. Variable Kosten sind abhängig von der Anzahl der bestellten Güter. Fixe Kosten fallen für einen bestimmten Zeitraum unabhängig von der Anzahl bestellter Güter an. Risikokosten lassen sich durch die mit der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos gewichtete Schadenshöhe berechnen. Die Kostenelemente werden zur besseren Übersichtlichkeit in benutzerdefinierte Kategorien unterteilt. Die einzelnen Kos-tenelemente, die in der Abbildung in Zeilen angeordnet sind, werden wiederum durch bis zu vier Eingabeparameter definiert. Eingabeparameter können beispielsweise unterschiedliche Beträge, Währungen, Zeitdauer, Gewichte oder Prozentwerte darstellen. Die Anzahl und Art der Eingabeparameter sowie die Berechnungsfunktion zur Zuordnung der Kosten zu einem der drei Zielbereiche wird durch vordefinierte Kostentypen bestimmt, zu denen jedes Kostenelement gehört. Ein Kos-tentyp definiert somit für gleichstrukturierte Kostenelemente die notwendigen Eingabeparameter sowie die Kostenfunktion. Ein Beispiel: Das Kostenelement «Prüfaufwand» soll die Qualitätsprüfung beim Wareneingang eines Beschaffungsguts quantifizieren und den TCO entsprechend zuordnen. Dazu wird ein Kostenelement vom vordefinierten Kostentyp «Personalkosten» im TCO-Tool hinzugefügt, das die Eingabeparameter «Einsatzdauer», «Zeiteinheit» und «Funktionsbereich» erfordert. Der Anwender gibt nun beispielhaft die drei Parameter «1 Stunde Wareneingang» ein. Das Tool berechnet mithilfe der für den Typ «Personalkosten» hinterlegten Berechnungsfunktion und mit im Tool hinterlegten Variablen, in diesem Fall dem Kostensatz des Personals im Wareneingang, die entsprechenden Kosten für den Prüfaufwand und ordnet sie den variablen Kosten zu. Dynamische Faktoren können berücksichtigt werden Neben der beschriebenen grundsätzlichen Funktionalität deckt das TCO-Tool spezifische Anforderungen an die Kostenanalyse ab, die insbesondere in der globalen Beschaffung auftreten. Kosten können bei der Dateneingabe in unterschiedlichen Währungen berücksichtigt werden. Durch hinterlegte Umrechnungskurse werden sie in die Konzernwährung konvertiert. Weiter stellt das dynamische Verhalten von Einflussgrössen, beispielsweise von Wechselkursen, Frachtkosten und Materialpreisen, eine grosse Herausforderung in der Entscheidungsfindung dar, insbesondere für langfristige Projekte. Eine mögliche Aufwertung der chinesischen Währung Renminbi beispielsweise verteuert Güter aus China und verringert damit das Einsparpotenzial von Unternehmen, die Güter aus diesem Land beziehen wollen. Die Analyse dreier Szenarien (worst, expected und best case) ermöglicht es, dem Entscheidungsträger Informationen über potenzielle Abweichungen von den erwarteten Kosten zur Verfügung zu stellen. Da nicht alle Einflussfaktoren in der Lieferantenauswahl im globalen Umfeld durch Kosten ausgedrückt werden können, wird die beschriebene Kostenanalyse durch Zusatzinformationen ergänzt: - Die Lieferdurchlaufzeit umfasst den Zeitraum von der Bestellauslösung bis zum Wareneingang. Sie hat aufgrund der langen Transportzeiten, beispielsweise zwischen vier und sechs Wochen für Seefracht aus Fernost, grossen Einfluss auf die Produktionsplanung des beschaffenden Unternehmens. - Der Personalaufwand für das Lieferantenmanagement im beschaffenden Unternehmen ist auch hinsichtlich der Personalkapazitätsplanung zu berücksichtigen. Gerade im Anlagenbau stellen die in der Beschaffung und Entwicklung vorhandenen Kapazitäten aufgrund von aufwendigen globalen Beschaffungsprojekten oft einen Engpass dar. - Die Analyse von makroökonomischen Kriterien der Beschaffungsregion wie beispielsweise Schutz des geistigen Eigentums, Korruption, politische Stabilität, Rechtssicherheit, Transportinfrastruktur oder Wirtschaftswachstum dienen zum einen der Regionenauswahl und zum anderen der Analyse langfristiger Entwicklungen in den Beschaffungsländern. - Andere qualitative Kriterien können einerseits qualitativ bewertete Supply-Chain-Risiken umfassen wie beispielsweise Lieferausfälle oder Qualitätsmängel, andererseits können sie entscheidungsrelevante Informationen wie Zahlungsmodalitäten berücksichtigen. Die beschriebenen Kostenelemente und Zusatzinformationen können im TCO-Tool durch den Administrator hinzugefügt und konfiguriert werden, die Berechnung und Auswertung der Daten wird automatisch angepasst. Auf diese Weise lässt sich dank der vordefinierten Kostentypen in kurzer Zeit ein unternehmensspezifisches TCO-Modell zusammenstellen. Die Auswahl der für ein bestimmtes Unternehmen relevanten Kostenelemente ist von der Branche, Produktionsumgebung und Produktgruppe abhängig. Entscheidungshilfe dank besserer Datenbasis Das Zentralschweizer Technologieunternehmen Maxon Motor ist der weltweit führende Anbieter von hochpräzisen elektrischen Antriebssystemen mit Hauptsitz in Sachseln und beschäftigt international über 1500 Mitarbeitende. Das Unternehmen erhoffte sich von dem TCO-Tool, die Entscheidungsfindung bei der Lieferantenauswahl und bei Verlagerungsprojekten durch eine bessere Datenbasis zu unterstützen. Zunächst wurden die quantitativen und qualitativen Faktoren, die im Rahmen der TCO-Analyse berücksichtigt werden sollten, in einem iterativen Auswahlprozess festgelegt. Insgesamt wurden zwölf Kostenelemente, gegliedert in drei Kategorien, berücksichtigt. Die erste Kategorie umfasst die Elemente «Stückpreis», «Inves- titionen», «Transport» und «Importkos- ten». Die Elemente der zweiten Kategorie lauten «Bestellabwicklung», «Wareneingang», «Prüfaufwand» und «Bestandeshaltungskosten». In der dritten Kategorie sind die Kostenelemente «Vereinbarungen/Verhandlungen», «Lieferantenmanagement», «Audit/Qualifizierung/Freigabe des Lieferanten» und «Reisekosten» enthalten. Die Kategorisierung der Kostenelemente erfolgte aufgrund unterschiedlicher Messbarkeit und Genauigkeit. Die erste Kategorie umfasst Kostenelemente, die genau messbar sind, die zweite solche, die auf unternehmensinternen Durchschnittswerten basieren. In der dritten Kategorie sind Abschätzungen notwendig. Neben den Kosten werden folgende qualitative Elemente auf einer fünfstufigen Skala bewertet: Lieferzeit, Versorgungsrisiko, Qualitätsrisiko, Währungsrisiko, Zukunftspotenzial, Lieferantenselbstbeurteilung, Lieferantenbewertung und Geschäftsgebaren. Die beschriebenen Elemente werden für alle potenziellen Lieferanten durch den strategischen Beschaffer eingegeben und bewertet. Mithilfe der im Tool hinterlegten Berechnungsformeln und Variablen werden die TCO für die Lieferanten ermittelt und tabellarisch samt der qualitativen Bewertung auf dem Auswertungsblatt dargestellt. Diese TCO-Übersicht dient als Basis für die Lieferantenauswahl. Die bisherigen Ergebnisse der Tool- anwendung bei Maxon Motor zeigten, dass die Zusatzkosten im Durchschnitt rund einen Drittel des Kaufpreises ausmachen. Den grössten Anteil nehmen Investitionen (15%), Bestandeshaltungskosten (5%), Transportkosten (4%), Lieferantenentwicklung (4%) und Reisekosten (3%) ein. Entscheidend ist bei dieser Analyse, dass die Zusatzkosten je nach Projekt stark variieren und somit spezifisch berechnet werden müssen. Die Anwendung des TCO-Tools in der strategischen Beschaffung führte für Maxon Motor zu einer verbesserten Kostentransparenz, erhöhtem Kostenbewusstsein und der Möglichkeit der Nachkalkulation von Beschaffungsprojekten. Die vorgestellte Methode zur umfassenden Analyse der Beschaffungskosten ermöglicht es Industrie-unternehmen, die Vorteile der globalen Beschaffung auszuschöpfen und Entscheidungen bei der Lieferantenauswahl auf eine solide Datenbasis zu stützen. ------ Total Cost or Ownership In der dreiteiligen Serie geben die Autoren einen Überblick über das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO) in Wissenschaft und Praxis. Sie präsentieren eine Methode, die auch kleineren und mittleren Unternehmen bei der Erstellung eines eigenen TCO-Modells behilflich ist und zeigen, wie es in der Praxis umgesetzt werden kann.

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